Regeln für die Abwesenheitsnotiz in Outlook festlegen

Bist du in den Ferien und möchten in dieser Zeit keine E-Mails von Kollegen oder Kunden lesen, aber für deinen Chef im Notfall erreichbar sein?

Wartest du ungeduldig auf die Antwort eines Kunden und möchten diese auch in den Ferien einsehen können?

Solche Sonderfälle lassen sich in Outlook in der Kategorie „Regeln für automatische Antworten“ definieren. Klicke einfach im Dialogfeld „Automatische Antworten“ unten links auf „Regeln…“.

Regel hinzufügen

Über „Regel hinzufügen“ kannst du Ausnahmeregeln für bestimmte Kontakte oder E-Mails erstellen.

Von oben nach unten kannst du folgende Merkmale näher spezifizieren, um Regeln einzurichten:

• Von…: Hier kannst du bestimmte Kontakte auswählen. Auf E-Mails dieser Kontakte reagiert Outlook dann gemäss der von dir festgesetzten Regeln. Du kannst auch auf die Schaltfläche klicken, um aus dem Adressbuch zu wählen.
• Gesendet an…: Hierdurch bestimmst du E-Mails, bei denen du einer der Adressaten bist, z.B. bei einer Verteilermail. Dabei kannst du auch festlegen, ob nur direkt an dich gerichtete E-Mails unter die Sonderregeln fallen und/oder Kopien von E-Mails, die dir zugestellt werden.
• Betreff: Wenn der Betreff bestimmte Wörter enthält (z.B. „Wichtig“), wird mit der entsprechenden Mail gemäss deiner Sonderregel verfahren.
• Nachrichtentext: Für Fälle, in denen der Nachrichtentext bestimmte Wortfolgen aufweist (z. B. „dringende Antwort“ oder den Namen eines besonders wichtigen Projekts), kannst du ebenfalls Sonderregel bestimmen.

Aktionen

Als Aktionen stehen dir folgende Optionen zur Auswahl:

• Hinweisen mit: Über diese Option legst du fest, dass bestimmte deiner Antwort-Mails einen zusätzlichen Hinweistext erhalten. Auch die Aktivierung eines Soundeffekts ist möglich.
• Löschen: E-Mails, die deine zuvor festgelegten Kriterien erfüllen, werden bei Auswahl dieser Aktion einfach gelöscht.
• Verschieben in: Hiermit kannst du die E-Mails komplett in einen anderen Ordner verschieben lassen. Das ist praktisch, wenn du bestimmte E-Mails sammeln möchten.
• Kopieren in: Es wird eine Kopie der betreffenden Mail in einen zuvor festgelegten Ordner abgelegt – allerdings bleibt die E-Mail im normalen Posteingang erhalten.
• Weiterleiten: Die entsprechenden E-Mails werden an eine andere Adresse weitergeleitet, z. B. deine Privatadresse. Unter „Methode“ hast du die Wahl zwischen drei Anzeigeoptionen (Standard, Original, Anlage).
• Antworten mit: Hiermit lässt sich eine individuelle Abwesenheitsnotiz für bestimmte E-Mails einrichten. Den Text dafür erstellst du wie eine E-Mail in einem neuen Dialogfenster.
• Benutzerdefiniert: Hiermit kannst du eigens implementierte Vorlagen laden. Das ist eher für Experten gedacht.

Oben rechts unter „Erweitert…“ findest du noch speziellere Regeln.

Sonderfunktionen

Diese Sonderfunktionen ermöglichen dir folgende Einstellungen:

• Grösse: Hiermit lassen sich E-Mails nach Dateigrösse filtern. Damit kannst du z. B. verhindern, dass du zu grosse E-Mails empfängst – beispielsweise, wenn du im entsprechenden Zeitraum nur über das Mobile-Netz deine Mails abrufst.
• Erhalten: Hier legst du einen Zeitraum fest: E-Mails, die in diesen Zeitraum fallen, werden ausgesondert.
• Ausserdem können Parameter für Wichtigkeit und Vertraulichkeit festgelegt werden.
• Du kannst Sonderregeln für ungelesene E-Mails und E-Mails mit Anhängen bestimmen.
• Setze einen Haken bei „Nur Elemente, die den ausgewählten Bedingungen nicht entsprechen“, kannst du Ihre kompletten Bedingungen umkehren. Wenn du z.B. vorher einen Kontakt unter „Von…“ auswählen und diese Funktion einschalten, bezieht sich die Gesamtregel dann auf alle Kontakte ausser der gewählten Person.
• Ausserdem kannst du dir Eigenschaften von eingespeicherten Formularen und Dokumenten ausgeben lassen.

Hast du Regeln definiert, erscheinen sie in der Übersicht.

Weiterleiten an private E-Mailadresse

Über diese Liste lassen sich bequem Regeln ein- und ausschalten und bearbeiten. Im obigen Beispiel haben wir eine Sonderregel für unseren Chef erstellt. Dessen E-Mails sollen auf ein privates E-Mail-Konto weitergeleitet werden, damit wir in dringenden Fällen für den Vorgesetzten erreichbar sind. Alle anderen Kontakte bekommen eine Abwesenheitsnotizen. Hast du alle Regeln festgelegt, werden diese mit einem Klick auf „OK“ gespeichert.