Volles Outlook-Postfach

Wenn die Meldung erscheint, dass dein Exchange-Postfach demnächst voll ist, muss es aufgeräumt werden.

Hier findest du einige Vorschlägen, die dir dabei helfen, dein Postfach übersichtlich zu halten:

• Archiviere ältere Elemente. Speichere alle Elemente, die du aufbewahren möchtest, in einem Archiv, um Speicherplatz freizugeben. So sind sie später auch leichter zu finden. Speichere dies nicht in einem weiteren Ordner in Outlook, sondern in deinem Homedrive, also bei deinen Benutzerdaten.
  Ein weiterer Ordner reduziert nicht die Datenmenge in Exchange. Es muss aus dem Postfach verschoben werden um den Speicherplatz zu reduzieren.
  
• Leeren den Ordner „Gelöschte Elemente“. Leere den Ordner „Gelöschte Elemente“ regelmässig, sodass sich dort nicht zu viel ansammelt.
  
• Leere den Ordner „Junk-E-Mail“.Ebenso wie das Leeren des Ordners „Gelöschte Elemente“ schafft das in deinem Outlook-Postfach freien Speicherplatz für die Mitteilungen, die du tatsächlich behalten möchtest.
  
• Speicher die Anhänge ausserhalb des Postfachs. Anhänge belegen überraschend viel Speicherplatz in deinem Postfach. Speichere sie in einem Teamordner oder in mycloud, um wertvollen Speicherplatz freizugeben.

Eine weitere, elegante Möglichkeit ist das Archivieren in ein Adobe Acrobat Portfolio.
Rechtsklick auf den Ordner oder das Mail konvertiert die markierten Einträge in ein Durchsuchbares PDF. Dies hat den Vorteil, dass es weiterhin durchsuchbar bleibt.

Beachte aber, dass dieser Vorgang je nach der Menge der Mails oder Anhänge, sehr lange dauern kann. Probiere es also nicht mit dem grössen Ordner.

Und die letzte und einfachte Möglichkeit, ist das Verschieben der Inhalte.
Erstelle in deinem Homedrive (Benutzerdaten oder Teamordner) einen Ordner. Verschiebe anschliessend die Inhalte in diesen Ordner. Wichtig: Sie Mails, Anhänge etc. müssen aus deinem Postfach heraus verschoben werden.

Anschliessend hast du wieder mehr Speicherplatz und du kannst wie gewohnt auf deine Mails zugreifen. Aber nun halt aus diesem Ordner.